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Management & Führung

 
 
 
 
 

Udo Keuenhof

Wofür braucht es
Beiräte in Unternehmen?

«Welchen Nutzen bringen Beiräte für ein Unternehmen?
Und wie wählt man sie aus und setzt sie ein?»

Wiesbaden - Durch die steigende Komplexität in Themen wie Rechtsfragen, Internationalisierung, Beschaffungswege und -strukturen, Kunden / Vertrieb, Digitalisierung, Netzwerke allgemein usw. ist der Beirat sicher eines der interessantesten und bislang wenig aktiv genutzten Instrumente.

Während Familienunternehmen typischerweise im privaten Kreis Fragen zum aktuellen Unternehmensgeschehen diskutieren, Familienmitglieder, Freunde und ein bekannter Steuerberater die Aufsichtsmandate inne haben, liegen Potenziale brach, die man durch wirklich fundierten Input von Außen erhalten kann: Wo und wer sind meine neuen Kunden, worauf muss ich bei Fragen der Digitalisierung achten, welche alternativen Beschaffungs- und Absatzwege kann ich beschreiten, wie stelle ich die weitere Finanzierung für mein Unternehmens sicher, wer eignet sich als Nachfolger und wie kann man nötige Prozesse einleiten und erfolgreich umsetzen. All diese Fragen und noch unzählige weitere Themen lassen sich durch Beiräte sehr gut unterstützen. 

Aufsichtsrat versus Beirat

Ein Beirat hat dabei aber nicht die gleichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten wie ein Aufsichtsrat:

Der Aufsichtsrat kontrolliert die Geschäftsleitung, diese wird auch durch den Aufsichtsrat bestellt, es werden Interessen gegenüber den Anteilseignern vertreten und über zustimmungspflichtige Geschäfte gar Einfluss auf Geschäftsführungsmaßnahmen genommen.

Im Gegensatz dazu ist die Einrichtung eines Beirats freiwilliger Natur. Es sollte schon eine schriftliche Ausgestaltung des Zwecks eines Beirats geben. Aber ob der Beirat als Sparringspartner der Geschäftsleitung in Strategiefragen agiert, sich aktiv in die Finanzierung des Unternehmens einbringt, als Konfliktlöser auftritt oder mittels seiner Netzwerke Kontakte in Richtung Absatz- und / oder Beschaffung herstellt, ist individuell und frei definierbar.

Die Arten von Beiräten

Grundsätzlich lässt sich der Beirat in 3 Hauptgruppen unterteilen:

Der beratende Beirat dient der Geschäftsleitung als Sparringspartner in strategischen Fragen, als Berater in bestimmten inhaltlichen Themen, greift jedoch nicht selbst aktiv in die Geschäftspolitik ein und trägt keine Verantwortung respektive übernimmt keine Haftung. In diesem Fall bedarf es nicht zwingend einer detaillierten schriftlichen Ausgestaltung des Beirats. Ein kurzer Rahmen reicht hier in der Regel.

Werden die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Beirats weiter gefasst, zum Beispiel im Hinblick auf die Kontrolle der Geschäftsleitung – auch für die Fälle, in denen zum Beispiel kein Aufsichtsrat installiert respektive vorgeschrieben ist – so übernimmt der Beirat Aufgabenbereiche und Teile der Verantwortung eines Aufsichtsrats, was somit wieder einem Organ gleichkommt. Dies ist dann der Beirat als Organ. Seine Aufgaben und Verantwortungsbereiche sollten gesellschaftsrechtlich entsprechend festgehalten werden. Alleine schon aus Haftungsgründen.

Geht man hier noch weiter, sprich, ein Beirat tritt in die Finanzierung des Unternehmens ein, trägt für definierte Geschäfte Verantwortung, trifft Entscheidungen für das Unternehmen oder ähnlich, dann muss dies als Rolle des aktiven Beirats ebenfalls entsprechend schriftlich fixiert werden (schon auch aus schuldrechtlichen und haftungsrechtlichen Gründen).

Welches Vorgehen eignet sich?

Am Anfang steht die Unsicherheit.
Wird der Beirat in bestehende Entscheidungsstrukturen eingreifen? Wird er womöglich einzelne Gesellschafter oder Gesellschaftergruppen hinter sich versammeln und Unruhe reinbringen? Was können Beiräte was man selbst nicht kann? Und viele weitere Fragen, die zunächst zu Vorbehalten führen können.

Die Skepsis lässt sich mit Hilfe eines strukturierten Vorgehens aufheben oder zumindest deutlich reduzieren. In 6 Schritten kann man herausfinden, ob und in welcher Form ein Beirat hilfreich sein kann, welcher Rahmen als geeignet erscheint und wie sich geeignete Kandidaten finden lassen.

  1. Die Gesellschafter und – sofern Gesellschafter respektive Familienmitglieder in der Geschäftsführung sitzen – die Geschäftsführung definieren gemeinsam die Anforderungen und Erwartungen an einen möglichen Beirat: welche Themen stehen im Vordergrund, wo gibt es akuten Handlungsbedarf, stehen wichtige Projekte wie Nachfolgeregelung an oder gibt es Vermittlungsbedarf zwischen einzelnen Gesellschaftern / -gruppen.
  2. Ist es in Punkt 1 gelungen, sich auf gemeinsame Anforderungen und Erwartungen zu verständigen, ist in der Folge zu überlegen, welcher rechtliche Rahmen der Beirat erhalten soll. Dies hängt natürlich auch davon ab, welche Organe und Gremien bereits vorhanden bzw. installiert sind und welche konkreten Aufgaben für den Beirat anstehen.
  3. Neben der Frage der rechtlichen Ausgestaltung ist auch die Frage nach der organisatorischen Einbindung zu stellen: wer berichtet an wen, wie schafft man die nötige Transparenz, wie können sich Aufsichtsrat und Beirat ergänzen statt ein Kompetenzgerangel zu schaffen und so weiter.
  4. Ist der Rahmen definiert wird im nächsten Schritt das Anforderungsprofil an die Beiräte festgelegt: welcher berufliche Hintergrund, welche Kompetenzen und eben alle Anforderungen, die aus Sicht der Gesellschafter wichtig erscheinen. Eine bestehende persönliche Nähe zu einzelnen Kandidaten ist mitunter kontraproduktiv, da sich hier neue Konfliktpotenziale auftun können.
  5. Nun beginnt die Suche und Auswahl der Beiräte. Hierfür können eigene Netzwerke dienen, in denen man gezielt nach Kandidaten fragt, es lassen sich aber auch über Verbände geeignete Kandidaten finden. Natürlich gibt es auch den Weg über Berater, die gezielt passende Kandidaten suchen, vorauswählen und den Gesellschaftern vorschlagen. Die Gesellschafter selbst treffen dann letztendlich die Entscheidung, welche Kandidaten den Beirat bilden sollen.
  6. Ist der Beirat personell installiert und hat sich den geeigneten rechtlichen Rahmen gegeben, so kann die Arbeit beginnen. Im ersten Schritt mit einer Einführung in die Unternehmensdetails, um die nötige Transparenz zu schaffen. Nun sollten regelmäßige Treffen den Austausch - neben der projektorientierten Arbeit – gewährleisten.

Dazu sollte in regelmäßigen Abständen im Gesellschafterkreis überprüft werden, ob der Beirat den Anforderungen und Zielen, die man eingangs definiert hat, auch gerecht wird.

Es muss vor allem passen

Doch völlig gleich für welche Form und Ausgestaltung man sich entscheidet, eines ist wichtig – es muss passen.

Beiräte müssen zum Unternehmen und zu den Unternehmern passen. Und natürlich zu den definierten Themenbereichen. Es müssen erfahrene und gut vernetzte Persönlichkeiten sein, die auch tatsächlich - im Interesse des Unternehmens - Ihren Erfahrungsschatz einbringen.

Solch passende Kandidaten zu finden kann die Aufgabe eines Profis sein, der selbst über Netzwerke verfügt und Menschen aus unterschiedlichen Branchen und Fachrichtungen zusammen bringt.

Der Deutsche Arbeitgeber Verband e.V. kann Unternehme(r)n dabei helfen, den gesamten Prozess vom Grundgedanken für einen Beirat, über die formale Ausgestaltung, bis hin zu den passenden Persönlichkeiten zu begleiten.

Fazit

Der Beirat kann einem Unternehmer, bei richtiger Besetzung, klarer Aufgabendefinition und vor allem, wenn es kein weiteres Organ (wie beispielsweise einen Aufsichtsrat) im Unternehmen gibt, bei wichtigen Fragstellungen eine große Stütze sein. In allen Fachbereichen, ob Vertrieb, Finanzierung, Nachfolge - Beiräte können hier wesentliche Beiträge zum Unternehmenserfolg leisten.

Bei Fragen zur Einrichtung und Ausgestaltung eines Beirats steht der Deutscher Arbeitgeber Verband e.V. seinen Mitgliedern mit seiner Servicegesellschaft Deutsche Nachfolge (DN) gerne unterstützend zur Seite.

28. September 2018


Udo Keuenhof

Der Autor ist gelernter Industriekaufmann, studierte Internationale Betriebswirtschaftslehre und arbeitet heute als Geschäftsführender Gesellschafter bei der empeiria GmbH, einer Personalberatung mit Schwerpunkt auf Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften. Dazu ist er Mitgesellschafter eines mittelständischen Personaldienstleisters mit Fokus IT sowie Aufsichtsrat eines mittelständischen Beratungshauses.

www.empeiria.de