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Wolfgang Strba, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht

Abmahnungen rechtssicher gestalten

Zu den Maßnahmen, mit denen der Arbeitgeber auf ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters regieren kann, gehört die Abmahnung. Im Folgenden soll dargestellt werden, unter welchen Voraussetzungen eine Abmahnung in Betracht kommt und was bei ihrem Ausspruch zu beachten ist.

Abgrenzung zu Vorstufen der Abmahnung

Wenn ein Arbeitgeber der Meinung ist, das Fehlverhalten des Arbeitnehmers sei für ihn nicht von solchem Gewicht, dass er hierauf mit einer Abmahnung reagieren will, es aber gleichwohl nicht ungerügt lassen willen, kann er hierauf mit einer Belehrung oder Ermahnung, um nur einige Beispiele für Vorstufen der Abmahnung zu nennen, reagieren. Einer solchen Maßnahme kommen nicht die Wirkungen einer Abmahnung (vgl. hierzu weiter unten im Text) zu, weil sie nicht mit einer Kündigungsandrohung verbunden sind. Der Arbeitgeber, der sich bei weiteren Pflichtverstößen die Kündigung vorbehalten will, sollte daher gut überlegen, ob er nicht doch eine Abmahnung anstelle lediglich einer Vorstufe zu dieser ausspricht. Es gibt jedoch Fälle, in denen das Fehlverhalten so geringfügig ist ("Bagatellverstöße"), dass eine Abmahnung unverhältnismäßig und damit unwirksam wäre und somit nur eine Ermahnung o. ä. als Sanktion in Betracht kommt.

Funktionen der Abmahnung

Mit der Abmahnung bringt der Arbeitgeber zum Ausdruck, dass er ein vom Arbeitnehmer gezeigtes pflichtwidriges Verhalten missbilligt (sog. "Rügefunktion" der Abmahnung). Außerdem führt er dem Mitarbeiter vor Auge, dass er für die Zukunft vertragstreues Verhalten von ihm erwartet und dieser im Fall der erneuten Pflichtverletzung mit einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen muss (sog. "Warnfunktion" der Abmahnung).

In der Regel setzt die Wirksamkeit sowohl einer außerordentlichen fristlosen als auch einer ordentlichen fristgerechten Kündigung wegen eines Fehlverhaltens voraus, dass der Betroffene in der Vergangenheit eine Abmahnung erhielt, aber gleichwohl erneut in vergleichbarer Weise seine arbeitsvertraglichen Pflichten verletzte. Mit anderen Worten: Im Regelfall kann der Arbeitgeber auf einen Pflichtenverstoß des Arbeitnehmers nicht sofort mit einer Kündigung reagieren, sondern muss zunächst zum milderen Mittel der Abmahnung greifen und ihm die Möglichkeit geben, sich zukünftig vertragstreu zu verhalten. Erst dann, wenn sich der Betroffene die Abmahnung nicht zur Warnung dienen lässt und erneut seine Pflichten in gleichartiger Weise verletzt, kann der Arbeitgeber kündigen.

Von diesem Grundsatz gibt es Ausnahmen. So kann eine Kündigung auch ohne vorhergehende Abmahnung wirksam sein, wenn es sich um eine so schwere Pflichtverletzung handelt, dass die Hinnahme durch den Arbeitgeber für den Mitarbeiter erkennbar ausgeschlossen ist. Typische Fälle sind Eigentums- und Vermögensdelikte gegen das Unternehmen. Aber auch hier kommt es immer auf die Umstände des Einzelfalls an.

Umgekehrt kann es erforderlich sein, nach wiederholter Pflichtverletzung ein weiteres Mal abzumahnen, zum Bespiel weil es sich um einen geringfügigen Verstoß handelt oder seit der letzten Abmahnung erhebliche Zeit, in der sich der Mitarbeiter nichts hat zuschulden kommen lassen, vergangen ist.

Der Arbeitgeber muss beachten, dass zahlreiche aufeinanderfolgende Abmahnungen, denen aber nie die in Aussicht gestellte Kündigung folgt, als "leere Drohungen" angesehen werden können mit der Folge, dass eine schließlich doch ausgesprochene Kündigung sich als unwirksam erweist.

Unwirksam ist eine Kündigung in der Regel dann, wenn sie auf denselben Sachverhalt gestützt wird, aufgrund dessen eine Abmahnung erklärt wurde. Der Arbeitgeber, der eine Abmahnung ausgesprochen hat, kann es sich somit nicht "anders überlegen" und eine Kündigung "nachschieben". Durch die Abmahnung hat er zum Ausdruck gebracht, dass der Betroffene seinen Arbeitsplatz behalten kann, wenn er sich zukünftig vertragstreu verhält. Eine gleichwohl erklärte Kündigung stünde hierzu im Widerspruch. Dies ändert selbstverständlich nichts daran, dass bei neuen Verstößen, die nach der Abmahnung stattfanden, eine Kündigung in Betracht kommt.

Es muss somit in jedem Fall der Pflichtverletzung sorgfältig abgewogen werden, ob und in welcher Weise hierauf reagiert werden soll.

Form und Inhalt einer Abmahnung

Die Abmahnung ist (vorbehaltlich abweichender Regelungen, zum Beispiel in Tarifverträgen) formfrei, kann somit auch mündlich erfolgen. Es empfiehlt sich jedoch aus Beweiszwecken fast immer, eine Abmahnung in schriftlicher Form zu erklären.

Zum Ausspruch einer Abmahnung ist jeder berechtigt, der dem betroffenen Mitarbeiter gegenüber weisungsbefugt ist, d. h. seine Vorgesetzten.

Nach wohl überwiegender Ansicht ist der Arbeitnehmer vor Ausspruch einer Abmahnung zu den Vorwürfen anzuhören und ihm Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

Die Beteiligung des Betriebsrates vor Ausspruch einer Abmahnung sieht das Gesetz nicht vor.

In der Abmahnung muss das Fehlverhalten so konkret beschrieben sein, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, was ihm vorgeworfen wird, damit er sich gegen unberechtigte Vorwürfe zu Wehr setzen bzw. bei einer berechtigten Rüge sein zukünftiges Verhalten hieran ausrichten kann.

Außerdem muss der Betroffene der Abmahnung wegen ihrer Warnfunktion (vgl. oben unter II.) unmissverständlich entnehmen können, dass bei einer erneuten Pflichtverletzung sein Arbeitsverhältnis gefährdet ist, d. h. eine Kündigung droht.

Keine Zwei-Wochen-Frist

Entgegen einer immer wieder geäußerten Auffassung muss die Abmahnung nicht innerhalb einer Frist von zwei Wochen, nachdem der Arbeitgeber von der Pflichtverletzung Kenntnis erlangt hat, ausgesprochen werden. Eine "Regelfrist", innerhalb derer reagiert werden muss, existiert nicht. Wartet der Arbeitgeber aber zu lange mit der Abmahnung, kann das Recht zu deren Ausspruch verwirken, insbesondere wenn der Betroffene damit rechnen durfte, dass die Angelegenheit "vergeben und vergessen" ist.

Empfehlung

Der Arbeitgeber muss zunächst entscheiden, ob und gegebenenfalls in welcher Weise er auf ein Fehlverhalten eines Mitarbeiters reagieren will.

Eine Abmahnung muss sorgfältig formuliert werden, da eine später ausgesprochene Kündigung an der Unwirksamkeit der Abmahnung scheitern kann. Da der Arbeitnehmer nicht verpflichtet ist, gegen eine fehlerhafte Abmahnung vorzugehen, stellt sich deren Unwirksamkeit unter Umständen erst im Rechtsstreit über eine später ausgesprochene Kündigung heraus. Eine unzulängliche Abmahnung kann dann nicht mehr geheilt werden.

Wolfgang Strba ist Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht
STRBA Rechtsanwälte Frankfurt am Main (www.strba.de)

24. Februar 2016