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Der Jahresabschluss steht vor der Tür, Teil 2:
Bilanz für 2015, Teil B – nichts umsonst

Vom Schuhkarton zur Bilanz

Jedem Unternehmer ist die Buchführungspflicht unter allen Obliegenheiten der Dokumentation sicher die geläufigste. Bei jedem Tankstopp, jedem Einkauf von Büromaterial oder Marktmustern und jedem Arbeitsessen ist daran zu denken, Belege "für die Buchhaltung" aufzubewahren. Mindestens einmal im Monat werden die Belege sozusagen "im Schuhkarton" an die Buchhaltung oder das Steuerbüro übergeben. Und mindestens dreimal häufiger erfolgen dann Rückfragen zu Einzelheiten dieser Belege.

Nun enthält das dritte Buch des HGB in seinem ersten Abschnitt nicht nur den ersten Unterabschnitt zur Führung von Büchern, sondern auch den zweiten Unterabschnitt zum Jahresabschluss und es enthält neben vielen weiteren Bestandteilen den zweiten Abschnitt, den Kapitalgesellschaften einzuhalten haben bis hinunter zur Einmann-GmbH.

In einer idealen Welt bräuchten wir alle keine Jahresabschlüsse zu erstellen, sondern reichten eine Saldenliste und eine Inventarliste (siehe unser Beitrag "Hinweise zum Jahresabschluss (1) – Inventur") in Dateiformat ein, woraus sich dann der Jahresabschluss automatisch ergäbe. Allen Unternehmern blieben die hohen Kosten der Erstellung und Prüfung des Abschlusses und unproduktive Termine mit Beratern und Prüfern erspart.

Unsere Welt ist aber nicht ideal, sondern bürdet uns jedes Jahr aufs Neue diese Last auf. Unter den interessierten Lesern von Jahresabschlüssen befinden sich nicht nur Banken, Ratingagenturen und Gesellschafter, wie wir es in unserem Beitrag "Basel III und der deutsche Mittelstand" aufgezeigt haben. Ein Interessent ist auch das Finanzamt, das den Jahresabschluss nach steuerrechtlichen Regelungen von jedem Unternehmer erwartet.

Zwar leitet sich die Steuerbilanz – nach der Nomenklatura des Steuerrechts "Aufstellung über das Betriebsvermögen" genannt – aus der Handelsbilanz ab. Dennoch gibt es einige beträchtliche Unterschiede. Einerseits wirkt die steuerliche Bilanzierung dem Prinzip der kaufmännischen Vorsicht entgegen, da zum Beispiel Warenvorräte durch Einrechnung von Gemeinkosten höher bewertet werden. Andererseits kann der steuerrechtliche Gewinn geringer ausfallen als der handelsrechtliche, wenn etwa die amtliche AfA-Tabelle steuerlich zu einer schnelleren Abschreibung führt.

Ein pragmatischer Ansatz

Fassen wir also zusammen, dass Kaufleute zur Führung von Büchern und Dokumentation durch Belege, Saldenlisten und Journale, zur Inventur, zur Handelsbilanz und daneben zur Steuerbilanz sowie zu Steuererklärungen verpflichtet sind.

Alle diese Schritte erfordern Aufmerksamkeit, Arbeitszeit, Kooperation mit Beratern, Prüfern und öffentlichen Stellen. Sie führen zu direkten Kosten der Beratung und Prüfung und sie verursachen indirekte Kosten durch die Selbstverwaltung im Unternehmen. Noch schwerwiegender ist sogar die Nutzung der teuersten Manager-Ressource "Zeit" für reine Wasserkopfthemen.

Ein Weg, Kosten zumindest teilweise im Griff zu halten und Zeit zu gewinnen, ist die Vermeidung der doppelten Bilanzaufstellung. Handels- und Steuerbilanz dürfen zu einer Einheitsbilanz zusammengeführt werden. Allerdings schränkt dies die Freiheit des Unternehmers in der Außendarstellung etwas ein. Aktivierungswahlrechte nach Handelsrecht müssen ausgeübt werden, um Aktivierungspflichten nach Steuerrecht zu entsprechen. Passivierungswahlrechte nach Handelsrecht müssen unterlassen werden, um Passivierungsverbote nach Steuerrecht zu erfüllen.

Die Möglichkeit der Aufstellung von Einheitsbilanzen steht jedem Unternehmer frei, denn es gibt keine Vorschrift, die dem entgegenwirkt, es also für bestimmte Unternehmen verbietet. Zudem hat jeder Unternehmer die Möglichkeit, die handelsrechtliche Situation von Vermögen und Gewinn im Lagebericht zum Jahresabschluss darzustellen. Man sollte nur im Auge behalten, dass Kunden, Lieferanten, Investoren, Banken und Ratingstellen sich Eckdaten aus dem Bundesanzeiger oder aus Firmendatenbanken ziehen, ohne die Bemerkungen im Anhang oder im Lagebericht zu beachten.

Immer einen Blick auf den Kalender werfen

Veröffentlichungspflichtige Unternehmen wie zum Beispiel alle Kapitalgesellschaften bis hinunter zur Einmann-GmbH müssen ihren Jahresabschluss im Handelsregister bzw. Bundesanzeiger innerhalb der ersten sechs Monate nach Geschäftsjahresende einreichen. In der Mehrheit aller Fälle gilt also der 30. Juni eines jeden Jahres als Einreichungstermin.

Daneben sieht die Abgabenordnung vor, dass Steuererklärungen eines Jahres – und mit ihnen eben auch die dazugehörige Steuerbilanz – zum 31. Mai des Folgejahres beim Finanzamt eingereicht werden. In der Regel wird dem Antrag stattgegeben, dies erst zum 30. September zu erledigen.

Den Kalender im Auge zu behalten, spart Geld, denn seit Umstellung auf elektronisches Einreichen der Handelsbilanz kommt das Bundesamt für Justiz seiner Verpflichtung noch effektiver nach, gegen die vom Bundesanzeiger gemeldeten Unternehmen wegen Verspätung ein Ordnungsgeldverfahren einzuleiten. Daneben erhalten Unternehmer vom Finanzamt Bescheide über Verspätungszuschläge, wenn Steuerbilanzen und Erklärungen zu spät eingereicht werden.

Empfehlenswert erscheint daher, den kompletten Vorgang aller Jahresendarbeiten, seien es Dokumente des Rechnungswesens oder Steuererklärungen, möglichst früh im ersten Halbjahr eines Jahres zu erledigen. Es mag als Erleichterung wirken, wenn man diesen Vorgang wie ein Projekt behandelt und von einem gewünschten Fertigstellungstermin ausgehend – beispielsweise "vor Ostern" – alle zu dieser Fertigstellung hinführenden Schritte im Kalender vermerkt.

Das Netzwerk Deutscher Arbeitgeber Verband e.V. bietet seinen Mitgliedern die Basis für praxisrelevanten Erfahrungsaustausch unter Unternehmern in diesem Themenfeld wie auch in allen anderen Fragen, in denen es darum geht, Kosten zu sparen und die wichtige Ressource "Zeit" im Griff zu halten.

11. Januar 2016